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電子發票服務手冊

設定發票字軌與配號

取得發票字軌

依電子發票實施作業要點規定，自2014年1月1日起，開立電子發票必須使用專用字軌，未使用電子發票專用字軌者，將無法上傳至財政部存證；營業人開立電子發票，應向稽徵機關申請配發電子發票專用字軌號碼，並於核准後至財政部電子發票整合服務平台取號。

於財政部電子發票專用字軌取號(營業人)

有 授權給綠界科技電子發票加值中心 的營業人可以直接在 資料管理與維護 > 字軌設定 > 查詢配號結果 的功能中查看綠界取回的授權結果。

沒有授權給綠界發票加值中心的營業人，則需要依照下列步驟去財政部大平台取號：

  1. 營業人登入財政部電子發票整合服務平台
  2. 電子發票專用字軌號碼取號 > 電子發票專用字軌號碼取號(營業人) > 點【+取號】
  3. 選擇發票期別、類別、取用本數，點擊【提交取號】，會收到財政部平台發送至您email的取號通知信
    •  配號註記：請確認電子發票字軌號碼申請書『配號方式』項目
      • 年配 → 申請時僅需填開始啟用之期別，取號後將一次配號至該年底
        ex：112年底進行113年度取號，營業人會收到六封配號通知信(一期一封)
      • 期配 → 僅能取當期及次期發票，大平台於雙月18號進行下期配號；依該期最後取用本數作為下期取用本數之依據進行配號作業，若取用本數需調整須於該期雙月18號前提出申請請確認
    • 發票期別：選擇要取號的期別
    • 發闢類別：選擇跟國稅局申請時填的類別
    • 取用本數：輸入要取用的發票本(組)數，一本(組)為50張發票；取號本數填寫不得大於國稅局申請數量
  4. 可收到財政部電子發票平台寄出的取號通知信。

注意事項：請酌量取用電子發票字軌號碼，勿大量取用但未開立。

  • 配號方式選擇【期配】者，若取用之字軌號碼剩餘過多或不足，請於雙月18日前至「財政部電子發票平台 > 電子發票字軌號碼取號 > 電子發票字軌號碼取號」調整下期取用本數。
  • 如欲增加取號本數，於財政部電子發票整合服務平台取號頁面「增加本數」欄位新增提交取號即可。
    [已取用本數] + [增加本數] 不可大於 [國稅局登錄發票數量]
  • 詳見財政部電子發票平台文件下載「電子發票整合服務平台營業人導入與操作說明」文件中，章節3.3圖示說明。

於綠界發票系統設定字軌

⚠️ 設定發票字軌重要注意事項

財政部配發的字軌號碼，您可以自己決定要設定多少字軌到綠界科技系統，但電子發票號碼設定的時候請務必遵守下規則：

  1. 電子發票號碼為50個一組
    若您並非將所有配得的字軌號碼都新增到綠界科技系統，請務必特別留意，電子發票號碼為 50個為一組，分配時請以50個號碼為一個單位，且起始號碼尾數一定為00或50，結尾號碼尾數一定為49或99。

    範例：
    甲公司本次配得共1000個號碼(AB10000050~AB10001049)，要分配給A、B兩間發票加值中心，因為在B加值中心開立的發票不多，故甲公司只想設定最低數量在B加值中心，其餘都分給A加值中心。
    甲公司可分配如下：

    • A加值中心：950號 (AB10000050~AB10000999)
    • B加值中心：50號 (AB10001000~AB10001049)
      ※ 因一組為50號，B加值中心至少必須設定50個號碼。

       

  1. 請勿於多個發票系統設定相同字軌號碼
    若您同時有使用其他POS系統、加值中心或發票平台服務，請特別注意不可於多個發票系統設定到相同區間的字軌！以免發票號碼重覆開立。
    1.  

新增字軌至綠界系統

操作路徑：綠界廠商後台 > 電子發票系統 > 資料管理與維護 > 字軌與配號設定 進行設定

方式一：匯入財政部發票中心CSV
將財政部「發票中心CSV匯入」，以CSV檔匯入方式新增字軌

方式二：單筆「新增字軌」

  • 系統類別：選擇字軌欲開立的系統類別，不同種類間不得重複使用。(例：B2C)
  • 商品/服務別：如您有申請開通 B2C系統多組字軌、POS開立發票接收功能(頂尖)或離線發票作業接收功能等服務時，綠界會開通此功能給您。詳細請參考 設定發票字軌分類。
  • 發票年度：要新增字軌的發票年度。
  • 發票期數：要新增字軌的發票期數。
  • 字軌類別：可選擇07-一般稅額或08-特種稅額，請依照您的需求選取。
  • 字軌名稱：可依配號結果選擇字軌號碼，或輸入2大寫英文字軌名稱。(例：AB)
    ※若無適用字軌號碼，點選”點此設定其他字軌號碼”即可輸入，字軌名稱須對應當期規定之字軌類別。
  • 發票起始號碼：請依照國稅局配給您的字軌號碼，輸入8碼發票號碼，尾數一定為00或50。(例：10000000)
  • 發票結束號碼：請依照國稅局配給您的字軌號碼，輸入8碼發票號碼，尾數一定為49或99。(例：10000049)

設定完畢記得點【申請新增字軌】。

帳務聯絡人審核字軌

依財政部規定，字軌需要經過再次確認才可使用。
當您新增成功時，綠界將會寄信通知您的帳務聯絡人審核是否通過該組字軌；當使用狀態將為待審核或審核不通過時，僅主帳號人員可更改字軌狀態。

常見問題

Q：查詢配號結果無資料匯入

A：請依下列步驟確認：

  1. 是否有 授權綠界科技電子發票加值中心。
  2. 如有確實授權，可能是因資料傳輸需作業時間，請稍後再試，或可以在 財政部電子發票整合服務平台 查到取號結果，直接在於綠界發票系統使用。

Q：字軌號碼設定錯誤，可以重新設定嗎？

A：分為兩種情形

  1. 尚未開立發票者
    未開立發票前，可至 綠界廠商後台>電子發票系統>資料管理與維護>字軌配號與設定，設定停用後再重新配號。
    已新增字軌號碼僅可變更「使用狀態」：
    「未啟用」改為停用或啟用
    「啟用中」改為暫停或停用
    「暫停中」改為啟用或停用
  2. 已開立發票者
    若已開立發票且有重覆使用時，綠界科技電子發票加值中心會接獲財政部電子發票整合服務平台『重複開立字軌號碼通知』，將以MAIL方式通知營業人依法規處理後續事宜，並請營業人依MAIL協助回覆處理結果。

Q：為何無法建置字軌配號？

A：常見原因有

  1. 選錯年度
  2. 選錯字軌期數
  3. 字軌號碼重複使用
  4. 發票號碼區間尾數錯誤